پیگیری نامه ها و پرونده های اداری

پیگیری کار در ادارات برای همه ما تداعی کننده خستگی و کلافگی، رفت و آمدهای مکرر، بالا و پایین کردن پله های ادارات و سازمان های مختلف و از همه مهم تر از دست دادن وقت می باشد. هیچ کدام از ما مایل نیستیم زمان و آرامش روانی خود را در هنگام انجام امور اداری از دست دهیم، اما گویا پاس کاری و اتلاف وقت در ادارات جز جدایی ناپذیر برای پیگیری و انجام امور اداری می باشد.

حال سوال اینجاست که آیا واقعا راهکاری وجود دارد برای این که بتوانیم کارمان را با سرعت و آرامش بیشتری در ادارات پیگیری کنیم یا خیر؟ در ادامه می خواهیم چند راهکار ساده اما موثر را به شما پیشنهاد دهیم.

چگونه می توانیم کارهای اداری را سریع تر انجام دهیم؟

• • برای انجام کارتان وقت کافی بگذارید

سعی کنید برای انجام امور خود از قبل برنامه ریزی و تحقیق کنید و وقت کافی برای پیگیری کارتان در نظر بگیرید.

• • سعی کنید کارتان را اول صبح پیگیری کنید

اگر برایتان ممکن بود در ساعات اولیه صبح برای انجام کارتان مراجعه کنید. در این ساعات شما هم می توانید از انرژی و سرحال بودن پرسنل استفاده کنید و هم با ازدحام ارباب رجوع مواجه نشوید. در این ساعات مخصوصا در ادارات شلوغ و سازمان هایی که همیشه مراجعه ارباب رجوع در آن ها زیاد است احتمالا کارمندانشان هنوز وقت نکرده اند با ارباب رجوع خیلی سرو کله بزنند و اعصابشان سرجایشان است و عموما هم در ساعات اولیه شروع به کار، ادارات خلوت تر هستند.

• • همه چیز را همگان دانند

سعی کنید درخواست خود را شفاف و صریح بیان کنید و انتظار نداشته باشید کارمندی که روبری شما نشسته باید از تمامی جزییات و روند کار شما مطلع باشد، هر کارمند وظیفه ای دارد و روی کار خودش متمرکز است و لزوما از نامه ها و مراجعات قبلی شما اطلاع ندارد. پس کاری که مربوط به او می شود را از او بخواهید.

• • دست از داد و بیداد کردن بردارید

این که فکر کنید با قیل و قال و سرو صدا کردن کارمندان احتمالا خواهند ترسید و کار شما را سریع تر پیگیری می کنند سخت در اشتباه هستید. آن ها روزانه ممکن است بارها با این صحنه ها مواجه شوند، پس برایشان عادی شده است. از طرفی حالات و رفتار شما روی طرف مقابلتان تاثیر مستقیم خواهد گذاشت و ممکن است علیه شما جبهه بگیرد. پس سعی کنید با خوش رویی و ملایمت درخواستتان را مطرح کنید و منتطر باشید تا او کارش را انجام دهد.

• • آن ها ربات نیستند!

خیلی ها ممکن است با دیدن کارمندانی که در حال خوردن چایی یا خوراکی هستند کلافه شده و به آن ها اعتراض کنند. اما کافیست خودتان را جای آن ها قرار دهید و قبول کنید که آن ها هم مثل شما انسان هستند و در طول کارشان نیاز به استراحت جزیی دارند. با خودتان روراست باشید مگر خود شما از لحظه ورود به محل کارتان تا پایان تایم کاری، بصورت مداوم و بدون استراحت مشغول کار هستید؟

به این نکته هم توجه کنید که اگر شما برای ساعتی وارد آن جا شده اید و تحملش برایتان سخت است، کارمندان آن جا هر روز مجبور هستند اوضاع متشنج و پر استرس آن جا را با برخورد ده ها شخصی که ممکن است سلایق و اخلاق های متفاوتی داشته باشند، تحمل کنند.

• • زبان بدنتان را کنترل کنید

همان طور که گفته شد حرکات و رفتار شما می تواند تاثیر مستقیم روی برخورد طرف مقابل و در نتیجه روند انجام کار شما داشته باشد. وقتی مدام ساعتتان را چک می کنید، به طرف خیره می شوید و اخم می کنید، پاهایتان را مدام تکان می دهید و انگشتانتان را روی میز می کوبید ناخودآگاه کارمند مقابل و سایرین و در نتیجه جو را متشنج می کنید و همه را وادار به عجله و اضطراب می کنید. پس سعی کنید به جای این کارها با حالات و رفتار خود به بقیه آرامش بدهید.

• • با دیگران نجنگید

همه افرادی که در آنجا حضور دارند ممکن است به اندازه شما یا حتی بیشتر عجله داشته باشند و برای پیگیری و انجام کارشان در آن جا حضور پیدا کرده اند. پس خود را جای دیگران قرار دهید و آن ها را درک کنید.

مطمئن باشید با رعایت این نکات و نکات مثبت دیگری که خودتان می دانید کارتان سریع تر و با آرامش بیشتری انجام خواهد شد.

اگر برای انجام و پیگیری کارهاتون زمان کافی یا تخصص لازم رو ندارید، یا اگر به سادگی به سازمان ها و ادارت تهران دسترسی ندارید، می تونید با خیال راحت انجام کارتون رو به آکا بسپارید. برای شروع اینجا رو کلیک کنید.

خیلی از ما ممکن است برای انجام درخواستمان از یک شخص یا اداره خاص نیاز به نامه نگاری اداری داشته باشیم. در ادامه این بخش می خواهیم به نحوه نوشتن یک نامه اداری بپردازیم.

نامه اداری

چگونه نامه اداری بنویسیم؟

نامه اداری دارای محتوایی کاملا رسمی و محترمانه است و فرد متقاضی، تقاضا یا دستور خود را به صورت کتبی به ریاست و یا کسی که مسئول انجام کار موردنظر است می نویسد. نامه ها را باید ساده و کوتاه، به دور از اصطلاحات و جملات پیچیده نوشت. شما باید بتوانید با استفاده از عبارات ساده و جملات کوتاه موضوع نامه خود را به مخاطب انتقال دهید. پیچیده نویسی موجب کژتابی و انتقال نادرست مطلب به گیرنده خواهد شد. یقین داشته باشید کسی از ساده نویسی گلایه مند نخواهد شد.

در تصویر زیر ساختار کلی یک نامه اداری را می بینید. در ادامه هر کدام از این بخش ها جداگانه توضیح داده شده اند.

عبارت دعایی در نامه اداری:

بخش اول یک نامه اداری باید توسط یک عبارت دعایی شروع شود. از جمله "به نام خدا"، "بسمه تعالی" و سایر عبارات مشابه. این عبارت دعایی برگرفته از فرهنگ، دین و یا موضوع نامه می باشد و به طور معمول در سطر اول و به صورت وسط چین قرار می گیرد. لازم به ذکر است پرکاربردترین و ساده ترین عبارت برای نامه های اداری در این بخش به کار بردن عبارت "به نام خدا" می باشد.

مخاطب در نامه های اداری:

در بخش دوم یک نامه اداری باید مخاطب نامه نوشته شود. مخاطب در نامه ها به دو نوع حقیقی (افراد خارج از چارچوب سازمان یا یک اداره) و حقوقی (افرادی که به عنوان یک مقام یا سمت سازمانی با آن ها سرو کار داریم) تقسیم می شود.

در مواردی که مخاطب ما ، یک شخص حقیقی باشد و مقصود ما برقراری یک ارتباط خارج سازمانی با شخص موردنظر باشد، نوشتن عنوان مخاطب (نام و نام خانوادگی) کفایت می کند و نیازی به ذکر سمت مخاطب و موقعیت شغلی وی نمی باشد. اما در صورتی که نامه خطاب به یک سمت یا مسئول اداری یا سازمانی نوشته می شود باید در سطر سوم و بعد از نوشتن نام مخاطب، سمت شخص مورد نظر نیز عنوان شود.

جناب اقای ...

مدیر محترم سازمان ...

سلام و سرآغاز در نامه های اداری:

این بخش یک بخش تعارفی است و کاری پسندیده و منطبق با آداب و فرهنگ ما می باشد. اما باید دقت شود که در به کارگیری آن حد اعتدال رعایت شود. در این بخش از عباراتی همانند"با سلام" یا "سلامٌ علیکم" و مانند این ها استفاده می شود.

در صورتی که نامه مقارن با مناسب های مذهبی یا ملی باشد می توان بعد از سلام و در سطر بعد با عبارتی کوتاه به تبریک یا تسلیت مناسبت پرداخت.

ضمن تسلیت ایام سوگواری سالار شهیدان ...

با تبریک عید سعید غدیر خم ...

سپس در ابتدای متن اصلی واژه ی "احتراما" آورده شود.

هم چنین توصیه می شود بعد از تبریک یا تسلیت مناسبت از عبارت "به استحضار می رساند" استفاده شود.

با تسلیت ایام سوگواری سالار شهیدان احتراما به استحضار می رساند ...

احتراما با تبریک عید سعید غدیر خم به استحضار می رساند ...

بخش پیشینه در نامه های اداری:

در صورتی که در مراحل قبلی نامه ای ارسال کرده باشید و نامه ای که در حال حاضر می نویسید برای پیگیری نامه قبلی و یا به جهت پاسخگویی نامه ی از قبل دریافت شده باشد، در این صورت با عبارت متفاوت می توان به نامه یا نامه های قبلی اشاره کرد.

بازگشت به نامه شماره .... مورخ...

پیرو نامه شماره ... مورخ ....

عطف به نامه شماره ... مورخ ...

بیان موضوع اصلی در نامه های اداری:

در این حالت با توجه به مقام مخاطب و اینکه رده شغلی یا سمت وی بالاتر، هم طراز یا پایین تر باشد از عبارت های متفاوتی در ابتدای این بخش می توان استفاده کرد.

برای مخاطب با رده بالاتر:

به عرض می رساند، به استحضار می رساند و ...

برای مخاطب با رده پایین تر یا هم طراز:

به اطلاع می رساند، متذکر می شود و ...

در بیان موضوع اصلی نامه اداری بسته به میزان اطلاع مخاطب از موضوع نامه به شرح مفصل موضوع یا توضیحات مختصر بپردازید.

خواسته در نامه های اداری:

اصولا بیشتر نامه های اداری به منظور درخواست یک موضوع هستند. البته گاهی نیز ممکن است یک نامه به منظور اطلاع رسانی باشد. اگر سمت نویسنده نامه بالاتر از سمت گیرنده نامه باشد، آن خواسته یک دستور محسوب می شود. اگر نامه خطاب به یک شخص هم طراز یا داری سمت بالاتر باشد در آن صورت خواسته به صورت یک خواهش بیان می شود که برای این منظور از عبارات مخصوص استفاده می شود.

برای سمت یا مقام سازمانی بالاتر:

استدعا می شود دستور فرمایید ...

برای سمت یا مقام سازمانی پایین تر:

خواهشمند است دستور فرمایید ...

برای مخاطب با رده بالاتر:

مقتضی است دستور فرمایید ...امور اداری

بعد از بیان خواسته لازم است عباراتی جهت تاکید یا ترغیب و نیز هشدار برای انجام درخواست آورده شود:

پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم

هرگونه تعلل در اجرای این دستور موجب پاسخگویی فرد قاصر خواهد شد.

تشکر و امضا در نامه های اداری:

در انتهای نامه از عبارتی برای تشکر استفاده کنید. از قبیل "با تشکر"، "با سپاس فراوان" و غیره . سپس نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و سمت وی را به ترتیب (هرکدام در یک سطر ) بیاورید. در پایان نیز امضای نویسنده نامه قرار می گیرد.

متداول ترین و مناسب ترین شکل رسمی تشکر استفاده از عبارت "با تشکر" می باشد.

توجه:

چنان چه نامه در بالای صفحه تاریخ نداشت، در پایین صفحه و در کنار امضای شخص می بایست تاریخ نیز قید شود.

پیگیری پرونده های اداری:

پرونده ی اداری مجموعه ای از اسناد و مدارک متعلق به یک فرد است. پرونده اداری می تواند مربوط به یک روز قبل، یک ماه قبل و حتی سال های گذشته باشد که به دو صورت دستی و یا الکترونیکی توسط بایگانی آن اداره نگهداری شود.

دوگروه پرونده با عنوان های موضوعی و اسمی وجود دارد:

1- منظور از پرونده های موضوعی پرونده هایی است که بر اساس موضوع نگهداری می شوند.

2- و منظور از پرونده های اسمی این است پرونده بر اساس اسم شخص نگهداری می شود.

برای انجام بعضی از کارهای اداری وجود پرونده شخص الزامی است و فرد متقاضی موظف است پرونده ی خود را از بایگانی دریافت نموده و روال کاری خود را پیش گیرد.

لازم به ذکر است در بعضی موارد برای دریافت یک پرونده، باید خود شخص به همراه کارت شناسایی حضور داشته باشد در صورت عدم حضور شخص باید به فرد دیگر وکالت داده شود و آن شخص پرونده را دریافت کند و با در دست داشتن وکالت روال کار را انجام دهد.

مجموعه آکا جهت سهولت انجام امور اداری و پیگیری نامه های و پرونده های اداری شما سرویس پیگیری نامه ها و پرونده های اداری را جز خدمات خود قرار داده است.